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同人CD制作のプロジェクト管理にBacklogを使った話

· クリエイターの生き方,タスク管理

ご挨拶

こんばんは。NABEMONと申します。Twitterと同人界隈に生息する作曲屋さんです。世を忍ぶ仮の姿では、ITコミュニティのお手伝いや、プロジェクト管理ツールの導入支援などをお仕事にしています。本性は、壮大なオーケストラ曲とプリキュアを愛してやまない、DTM音源や機材にお金を浪費する残念なおじさん、もとい音楽系クリエイターを名乗っております。昨年から、Twitterで繋がった、有名無名問わず凄い音楽クリエイターの方々とともに、ぼくらのファンタジーコンピというプロジェクトをはじめました。今日は、そのプロジェクトを進めていく時にBacklogをどう使ったかというお話です。

※本記事は、JBUG(Japan Backlog User Group)主催のBacklog Advent Calender参加記事として執筆しているものです。そのため、いつもの記事と違って、僕の世を忍ぶ仮の姿しか知らない方や、Backlogによる個人プロジェクトのタスク管理に関心がある方を対象としています。

Backlogで何を管理したのか

2018年春・秋に開催された、M3という日本で最大規模の音楽系同人即売会に、ぼくらのファンタジーコンピ(サークル名:俺式ファンタジー)として参加しました。

ぼくらのファンタジーコンピとは、共通の世界観をベースに、参加した創作者の皆様がそれぞれ思い思いの物語を書き下ろし、それを元に音楽作品を作るというプロジェクトです。何気ないTwitterのやり取りがきっかけで、なんと音楽家・イラストレーターの方を合わせて何と30名以上ものクリエイター様に作品を提供いただきました。

詳しい立ち上げの経緯については、ちょっとこっ恥ずかしいですがこちらのスライドにまとめておりますのでよければご覧ください

2018M3春が初参加ですが、秋の新譜と合わせると2作合計で300枚以上の頒布を行うことができました。ひとえに参加したクリエイターの皆様のおかげです。僕自身もクリエイターとして曲作りに参加していたのですが、企画の主催者としてはそれ以外に様々なことを行う必要がありました。例えば…

  • プロフィール・曲名・ライナーノーツ(書き下ろし物語)・作品の提出確認
  • マスタリング作業と、クリエイター様への確認(出版の世界に例えると、一種の校正作業)
  • CD・同梱ブックレット等のデザイン・入稿
  • 出展ブースの装飾・備品準備・搬入出
  • Webサイトの立ち上げ・更新
  • プロモーション活動
  • これらの進行管理
  • 会計

などなど細かいものも挙げればキリがない感じです。

なぜプロジェクト管理ツールが必要だったか

結果的には30名以上の人数が関わるプロジェクトになってしまったため、特に提出物の管理とそれに関わる連絡量は人数分だけ増えることになります。スケジュール的にも、一つ遅れが生じると、早めにリカバリしなければ取り返しのつかない状況になってしまいかねない状況でした。メモやスプレッドシートで適当にタスク管理をしてしまうと、漏れが生じる恐れがありました。そこで、少なくともスケジュールについては、システム的にしっかりと管理できるツールが必要だと感じました。

世の中には様々な個人向けのタスク管理ツールがあります。どれも優れた特徴を持っていると思うのですが、ここでは自分自身使い慣れていて、また将来のチームによるタスク管理を見据えてBacklogを管理基盤として選択しました。

Backlogの使い方と良かったこと

こちらが実際のBacklogの画面です。

今回はBacklogをあくまで自分自身のタスク管理ツールとして使いました。フリープランは利用人数が10人までだったので、今回の人数は既にキャパオーバーしていました。元々Twitterで繋がっている方々だったので、業務連絡はTwitterグループメール、ファイルの提出はGoogle Drive経由で行い、必要に応じてBacklogのタスクを更新するという形を取りました。

作業のグルーピングには、課題※一覧画面で一発で絞り込みできる「カテゴリ」を使いました。「種別」は、タスクとそれ以外に登録が必要になった情報(例えばチェックリストなど)、課題の性質の分類に使っています。

※プロジェクトの中で処理すべき事柄のことをBacklogでは「課題」と呼んでいます。一般的には課題=タスクですが、例えば問い合わせや、今回のような忘れ物チェックリストなど、タスクとは呼べないが処理すべき事柄も、すべて課題として登録して一元管理していくのです。

作業をジャンル別に登録して、カテゴリで絞り込んで漏れがないか確認していました。Backlogでは、「未対応」(=やってない)「処理中」(=やってるけど終わってない)「完了」(=終わった)という3つの状態が色分けされて表示されるので、「あ、俺これ忘れてた、やっべ」というのが一目でわかって便利です。

登録したカテゴリの内容はこんな感じです。

個別のタスクは1日〜3日で終わる程度の粒度を想定して登録していきましたが、実際には結構大雑把なものもありました。1週間以上かかるタスクを登録してしまうと、タスクの途中経過が多くなってしまい、進捗がわかりにくくなってしまいがちなので、タスクは登録が辛くならない程度に細かく登録していくのが良いですね。

好き嫌いが分かれるところだと思うのですが、Backlogから毎日登録タスクについての通知メールが来ます。特に期限切れの課題については、早くなんとかしてくださいと厳しい口調(主観)で指摘してくれます。否が応でもタスクを見に行くことになり、結果タスクを前に進める力が高まりました。

また、ログインすると最初に表示される「ダッシュボード」で、手早く期限切れタスクの一覧を確認できるので、こちらでも容赦なく期限切れのタスクを意識させられました。この結果、遅れているタスクも早いうちにリカバリしたり、あるいは実施する/しないの判断をすばやく行うことができました。

使っていて地味に助かった機能はチェックリスト機能です。タスクの中に、更に細かい項目についてチェックリストを仕込めるのですが、これを使うことで、

  • 参加者様別に提出物やマスタリング確認がOK取れたかを確認
  • 出発直前の荷造りのチェック

などが捗りました。

元々大雑把で色々抜けてしまいがちな性格なので、本来は管理作業にはとことん向いていないのですが、Backlogのおかげで漏れや致命的な遅れを生じることなく、スムーズにタスクを進めていくことができました。

反省点

前にも書いたとおり、おかげさまでプロジェクトとしては大成功だったのですが、スケジュール以外の面、例えば同梱ブックレットの誤植などを引き起こしてしまったのは本当に痛恨でした…。参加者の方々にも、購入者の皆様にも申し訳ないです。裏方を自分一人で進めてしまったため、スケジュールや音楽面以外の内容面のチェックが疎かになってしまったのだと思います。このあたりは、本来複数人の目が必要な部分でもあり、さらにBacklogの特徴が生きるのではないかと思っています。

またクリエイターの皆様とのコミュニケーションは、上述の通りTwitterのグループメールだったのですが、雑談が盛り上がると会話が流れてしまい、昔のトピックを確認したり再度議論するのが困難でした。雑談が盛り上がるの自体は大歓迎ですし、多分Twitterメールに限らず、discordを使おうとSlackを使おうと状況は一緒だと思います。メッセンジャーツールには会話をアーカイブしてログとしてまとめる機能が必須じゃないかと思います。そういえばこんなツールもあるみたいですね。

プロジェクトの見える化をさらに推し進めつつ、やり取りを簡素化するため、本当はタスクについてのやりとりは全部Backlog上で行いたかったです。ただ現状ではこのプロジェクトのために有料Backlogを契約するのはちょっと厳しいです。わがままを言いますが、コミュニティや非営利団体向けに人数制限をゆるくしたフリープランがあると良いなーと思いました。

今後の展望

ぼくらのファンタジーコンピ第一弾・第二弾、参加者の皆様と一緒に創作できたこと、めちゃくちゃ楽しかったです。手にとってくださった方々からの反響もありがたくて涙が出ました。最近バタバタしてますが、できれば次のM3春でも何かやりたいと思っています。さらに、サイトに書いてあるとおり、音楽に限らず、イラストレーター、物書きの方など様々な方々を巻き込みながら、「ぼくらのファンタジープロジェクト」として一つの作品世界を発展させていきたいと願っています。

あと私個人としては、作曲・編曲・ミックスなど音楽制作全般承っております。壮大なオーケストラ曲や幻想的な曲を書くのが得意です。お仕事ください。

以上、ご笑覧いただければ幸いです。

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